Mettre son association sur Nzassa

1Installer Nzassa et créer son compte

• Téléchargez Nzassa sur Google Play ou l'App Store (liens sur www.nzassa.app).
• Touchez Créer mon compte, saisissez votre numéro, puis Recevoir le code. Tapez le code reçu par SMS dans Code reçu.
• Indiquez vos Nom et prénoms : ils sont visibles des autres membres.
• Choisissez un code PIN de 4 à 6 chiffres, puis confirmez-le. Les suites (1234) et répétitions (0000) sont refusées.

Bon à savoir : Le code PIN confirme chaque paiement et chaque sortie d'argent. Ne le communiquez à personne, pas même à Nzassa.

2Créer l'association

• Sur l'Accueil, touchez Créer.
• Renseignez le Nom de l'association (ex. Ressortissants de Bonoua) et la Ville, puis Créer l'association.
• Vous devenez automatiquement trésorier(ère) de l'association. L'onglet Trésorerie apparaît.

3Rattacher le compte mobile money de l'association

• Écrivez au support (bonjour_nzassa@nanbara.ci) ou remplissez le formulaire « Démarrer maintenant » sur www.nzassa.app en indiquant le compte mobile money de l'association et l'opérateur.
• L'équipe Nzassa vérifie le compte avec vous et le rattache à l'association. Dès lors, chaque paiement d'un membre part de son compte mobile money et arrive directement sur celui de l'association.
• Nanbara ne détient jamais l'argent de l'association : seuls ses frais de service, payés par le membre, lui reviennent.

Bon à savoir : Utilisez un compte ouvert au nom de l'association, et non le compte personnel d'un membre du bureau : c'est la meilleure garantie en cas de changement de bureau.

4Ouvrir l'espace trésorier sur ordinateur

• Sur un ordinateur, ouvrez tresorier.nzassa.app.
• Connectez-vous avec le même numéro et le même code PIN que dans l'application.
• Le menu de gauche donne accès au Tableau de bord, à Cotisations et membres, aux Collectes, aux Dépenses et retraits, aux Rapports et aux Paramètres.

Bon à savoir : Tout ce qui suit se fait aussi depuis l'onglet Trésorerie de l'application, sauf l'import Excel et l'impression des rapports, réservés à l'ordinateur.

5Créer les catégories de cotisation

• Une catégorie fixe le montant de la cotisation : par exemple Actifs 5 000 FCFA, Diaspora 10 000 FCFA, Étudiants 2 000 FCFA. Si tout le monde paie la même chose, une seule catégorie suffit.
• Dans Paramètres › Catégories de cotisation, cliquez Nouvelle catégorie. Indiquez le nom, le Montant et la Fréquence.
• Cochez Catégorie par défaut pour l'une d'elles : elle s'applique aux membres à qui vous n'avez pas attribué de catégorie.

Bon à savoir : Un changement de montant s'applique aux prochaines échéances ; celles déjà créées ne changent pas.

6Vérifier les règles de sécurité

• Seuil de double validation : toute dépense ou tout retrait au-dessus de 50 000 FCFA (réglable) doit être validé par un second membre du bureau avec son code PIN.
• Délai de contestation des espèces : un membre dispose de 7 jours (réglable) pour contester un paiement en espèces saisi à son nom.
• Toute modification est inscrite au journal d'audit, que personne ne peut effacer.

7Importer la liste depuis Excel (recommandé)

• Cliquez Importer depuis Excel, puis Télécharger le modèle.
• Remplissez une ligne par membre : Téléphone, nom et prénoms, et si besoin Rôle et Catégorie. Jusqu'à 1 000 membres par import.
• Importez le fichier : Nzassa affiche les membres créés et signale chaque ligne à corriger (numéro invalide, doublon…).
• Chaque membre reçoit un SMS d'invitation. En créant son compte avec ce numéro, il retrouve directement l'association.

8Ou ajouter les membres un par un

• Dans l'application : Trésorerie › votre association › Nouveau membre. Sur le web : Cotisations et membres › Ajouter un membre.
• Saisissez Nom et prénoms, Téléphone et le Rôle, puis Ajouter.

9Ou partager le code d'adhésion

• Le code d'adhésion (8 caractères, ex. K7Q2MZ4P) figure dans Paramètres › Code d'adhésion, ou dans l'application sous Code d'adhésion à partager › Partager.
• Envoyez-le sur le groupe WhatsApp de l'association. Chaque membre le saisit dans Rejoindre et envoie sa demande.
• Validez les demandes dans Demandes d'adhésion › Accepter (ou Refuser). Personne n'entre sans votre accord.

Bon à savoir : Code diffusé par erreur ? Changer le code désactive l'ancien immédiatement.

10Nommer le second membre du bureau

• Ouvrez la fiche du président (ou d'un trésorier adjoint) et donnez-lui le rôle Président ou Trésorier.
• Sans second membre du bureau, les sorties au-dessus du seuil et les litiges sur les espèces resteront bloqués.

11Créer les échéances du mois

• Cliquez Créer les échéances, choisissez le mois et la date limite, puis confirmez.
• Chaque membre voit aussitôt ce qu'il doit sur l'Accueil de son application. Répétez cette étape au début de chaque période.

12Annoncer Nzassa aux membres

• Envoyez le message ci-dessous sur le groupe de l'association, avec le lien www.nzassa.app et, si vous l'utilisez, le code d'adhésion.

Bon à savoir : Présenter Nzassa en réunion, téléphone en main, rassure les membres les moins à l'aise avec le numérique.

13Enregistrer les paiements en espèces

• Un membre vous remet de l'argent en main propre ? Dans l'application : Espèces ; sur le web : Enregistrer un paiement en espèces.
• Choisissez le membre, le Montant reçu (FCFA) et, si besoin, une Note. Les échéances les plus anciennes sont soldées d'abord.
• Le membre reçoit un SMS et peut contester sous 7 jours. Le litige est tranché par un autre membre du bureau que celui qui a saisi le paiement.

14Suivre, relancer, rendre compte

• Suivre : le Tableau de bord montre le solde de la caisse, les cotisations du mois et le taux de cotisation à temps.
• Relancer : Relancer les retardataires envoie un SMS aux membres en retard (une relance au plus toutes les 20 heures).
• Collecter : Nouvelle collecte pour un décès, un mariage ou un projet, avec un objectif et une date de fin facultatifs.
• Dépenser : Saisir une dépense ou Demander un retrait. Au-dessus du seuil, le montant est réservé jusqu'à la validation d'un second membre du bureau (Valider avec mon code PIN).
• Rendre compte : Rapports › Imprimer le rapport pour l'AG, ou Exporter les données (CSV, ouvrable dans Excel).